Автоматизация – это процедура, благодаря которой операции и процессы, выполняемые вручную, возможно перевести в автоматический режим, с помощью специальных приборов и машин. Автоматизация процессов, связанных с бизнесом, дает возможность внедрить новые правила стандартизации в рутинные процессы, выполняемые многократно и ежедневно.
Благодаря автоматизации возможно разработать и внедрить новые рабочие алгоритмы для сотрудников с целью увеличения эффективности и продуктивности. Кроме приборов, осуществить автоматизацию процессов возможно благодаря специальным сервисам, программам, что позволяет контролировать рутинные задачи, необходимые для получения желаемого результата.
Перевод части бизнес- процессов в автоматический режим позволяет существенно увеличить количество свободного времени, которое можно направить на решение важных текущих, а также стратегических задач. Особенно это важно в том случае, когда бизнес связан с обслуживанием клиентов и иной работой, которую невозможно перевести в автоматический режим.
Кроме времени, возможно сэкономить такой важный ресурс, как деньги, которые также можно вложить в расширение и модернизацию бизнеса. Негативным аспектом автоматизации (для сотрудников) является существенное сокращение штата персонала. Модернизация «ручных» процессов позволяет существенно сэкономить время и деньги, а также снизить процент ошибочных действий, которые неизбежно возникают при выполнении заданий людьми.
Так называемый «человеческий фактор» способен существенно снизить продуктивность и результативность работы, чего не бывает при автоматизированной работе. Кроме того, автоматизация бизнеса позволит снизить или полностью избавиться от ошибок (часто дорогостоящих), которые могут возникнуть при ручном вводе данных, работе с важными документами. Автоматизация бизнеса – это последовательность операций, повторяющихся с определенной регулярностью, в заданной последовательности, выполняемая с помощью специальных программ, сервисов и систем. Наглядным примером автоматизации бизнеса является заказ доставки продуктов на дом.
Поступление заявки, обработка деталей заказа, выставление счета на оплату, получение оплаты, формирование заказа и информирование клиента о наличии товаров, полноты комплектации, времени доставки – процессы, полостью автоматизированные, выполняемые в течение нескольких минут. Если за их выполнение берется человек, неизбежно возникает риск ошибки, неточности, ошибочного ввода данных, что в конечном итоге тормозит выполнение задачи, снижает скорость выполнения заказа и востребованность услуги в целом. Поэтому задачей автоматизации становится предотвращение подобных проблем.
Она обладает рядом неоспоримых преимуществ:
- восстановление контроля над важнейшими процессами в бизнесе;
- облегчает коммуникативные процессы;
- существенно снижает количество текущих рабочих ошибок;
- позволяет высвободить дополнительное время, которое сотрудники смогут направить на выполнение прогрессивных задач, а также избавит их от монотонной, рутинной работы, снижающей производительность и концентрацию внимания.
Цели автоматизации бизнес – процессов:
- рост, развитие, совершенствование, выход на новый уровень развития;
- управление базой клиентов – при помощи современных сервисов найти информацию о клиенте можно в пару кликов;
- управление и техническая поддержка запросами от клиентов – благодаря сервисам запросы автоматически обрабатываются и перенаправляются в файл клиента, для получения более полной информации (например, в стоматологической клинике – запись клиента автоматически связывается с его историей болезни, а затем – с отправкой ему уведомлений о записи);
- уменьшение объема заданий – существенно облегчает работу при рассылке множества однотипных сообщений;
- оптимизация в управлении сайтами, позволяет быстро выявлять и ликвидировать проблемы и ошибки в работе веб – ресурсов;
- управление проектами – благодаря автоматическим процессам на каждом этапе выполнения проекта можно отследить решение текущих задач, возникающие трудности, степень реализации проекта в целом;
- мобильное решение возникающих вопросов благодаря сокращению времени «живого» общения и согласования;
- облегчение процесса организации продаж путем создания алгоритма создания эффективной «воронки»;
- повышение эффективности коммуникации между отделами, офисами, сотрудниками;
- снижение количества возникающих в работе ошибок, приводящих к необоснованным затратам.
При эффективности автоматизации бизнеса и положительных аспектах, которые она гарантирует, не все бизнес – процессы возможно модернизировать и автоматизировать.
Процессы, в которые не следует вмешивать современные технологии:
• -требующие критической оценки текущей ситуации;
• -требующие «человеческой»/эмоциональной оценки – принятие сотрудника на работу, увольнение;
• -не структурированные, часто переменчивые, не систематичные процессы.
Задачи автоматизации:
- увеличение прибыли за счет снижения расходов, сокращения количества сотрудников;
- экономия времени за счет уменьшения объема рутинных задач;
- увеличение эффективности и точности процессов;
- улучшение процессов
Процедура внедрения автоматизации в ход бизнес – процессов происходит в несколько этапов:
- анализ – необходимо комплексно изучить предстоящий процесс, разобрать его на составляющие, оценить сильные и слабые стороны, эффект от автоматизации, вероятность увеличения производительности. Без комплексного анализа автоматизация может привести к снижению эффективности, вопреки прогнозам на рост. В ходе анализа можно опробовать несколько различных инструментов автоматизации, выбирая лучший. Процессы, которые чаще всего подвергаются автоматизации- рассылки, автоматический ответ по запросам клиентов, планирование, отслеживание динамики и результатов, формирование и подача отчетности, решение проблем клиентов. Итогом всестороннего анализа должно быть принятие решения о внедрении программ и сервисов или отказе использования. Главным критерием должно быть удобство использования, увеличение скорости работы, повышение эффективности. Внедрять современные автоматические сервисы только ради факта их использования – бессмысленная трата денег;
- внедрение- испытание и настройка выбранных сервисов, отработка списка пользователей, их обучение, настройки доступа;
- интеграция – объединение системы с рабочими корпоративными сервисами. На этом этапе происходит тестирование на предмет взаимодействия и бесперебойной работы систем;
- сопровождение и техническая поддержка выбранного сервиса – поиск и ликвидация слабых мест в работе системы, которые могут снизить эффективность работы процесса. Техподдержка продолжается на протяжении всего периода работы системы, решая текущие проблемы и вопросы.
Просто позвоните по бесплатному номеру: 8 (800) 222-46-11
Или задайте вопрос в форме обратной связи:
Или напишите нам в мессенджерах и получите мгновенный ответ эксперта:
Инструменты для проведения автоматизации:
- наиболее распространенными на первом этапе и при первой попытке автоматизации являются бесплатные инструменты - Microsoft Excel, таблицы Google Spreadsheet;
- системное управление проектами возможно осуществить благодаря сервисам Trello, Jira, Asana, позволяющим детально описать задачу, сроки её выполнения, планируемые результаты;
- системы бухгалтерского учета - 1C, Контур, позволяющие полностью контролировать финансы – начисление заработной платы, оплата текущих счетов, закупки;
- управление рабочим временем персонала - Bamboohr, Hurma, дают возможность заранее заполнять сведения о предстоящих отпусках, вести учет рабочим и выходным дням, что позволяет прогнозировать размер заработной платы, что особенно актуально при сменном типе работы;
- система управления потоком клиентов - AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24, позволяющие получить базу клиентов, исходя из степени взаимодействия с ним («холодные», «горячие»), а также – позволяет сохранять информацию о клиенте, при смене менеджера;
- ERP-системы –SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP, позволяют автоматизировать весь процесс работоспособности компании;
- ESP-системы - Unisender, дает возможность массовой рассылки сообщений посредством рассылок по электронной почте;
- CMS-системы - WordPress и Tilda подходят для создания и администрирования сайтов;
- CRM-система- RegionSoft CRM Enterprise Plus позволяет систематизировать процессы продаж в малом и среднем бизнесе.
Как же выбрать наиболее подходящую систему автоматизации?
Для этого есть 2 пути:
• -покупка готового решения и заказ профессионального сопровождения;
• -самостоятельная разработка и внедрение наиболее подходящей, прошедшей анализ и тестирование систем. Провести автоматизацию бизнеса – процессов возможно самостоятельно или обратиться за помощью к специалистам. Каждый вариант имеет массу преимуществ и недостатков.
Самостоятельная автоматизация.
Плюсы:
- нет дополнительных затрат;
- не требуется ознакомление со спецификой работы;
- конфиденциальность.
Минусы:
- недостаточный опыт работы или его отсутствие;
- нет мотивации (в первую очередь финансового стимулирования);
- снижение эффективности основной работы;
- использование не тех или неэффективных инструментов автоматизации.
Привлечение сотрудников специализированных организаций.
Плюсы:
- опыт работы без ошибок;
- выполняют задание быстро;
- сотрудники заняты выполнением профессиональных обязанностей.
Минусы:
- высокие затраты на оплату работы дополнительных сотрудников;
- не знакомы со спецификой работы компании;
- результат и качество не гарантированы;
- навязывание дополнительных платных услуг.
Апробированная и выбранная система обладает несколькими показателями эффективности:
- время на выполнение операции;
- стоимость затрат на внедрение;
- продолжительность цикла;
- число обращений и жалоб в техподдержку;
- метрики KPI.
Проведение процедуры автоматизации – возможность ускорить некоторые бизнес – процессы, сделать их более эффективными, высвободить время, которое затрачивается на «ручное» решение задачи, увеличить объем прибыли, сократить расходы. Однако к выбору подходящей системы следует подойти максимально ответственно, чтоб эффективность процессов дала максимальной. В противном случае внедрение одного из бизнес– процессов может обернуться ещё большими финансовыми и временными потерями.
Получить консультацию по поводу автоматизации вашего бизнеса и его отдельных процессов, а также получить декларацию соответствия, сертификат соответствия и протокол испытаний на проукцию вы можете полностью онлайн через наш портал сертификации, обратившись к нашим специалистам через форму обратной связи и по телефону 8 (800) 222-46-11.
