Зачем нужна автоматизация бизнеса?

Автоматизация – это процедура, благодаря которой операции и процессы, выполняемые вручную, возможно перевести в автоматический режим, с помощью специальных приборов и машин. Автоматизация процессов, связанных с бизнесом, дает возможность внедрить новые правила стандартизации в рутинные процессы, выполняемые многократно и ежедневно.

Благодаря автоматизации возможно разработать и внедрить новые рабочие алгоритмы для сотрудников с целью увеличения эффективности и продуктивности. Кроме приборов, осуществить автоматизацию процессов возможно благодаря специальным сервисам, программам, что позволяет контролировать рутинные задачи, необходимые для получения желаемого результата.

Перевод части бизнес- процессов в автоматический режим позволяет существенно увеличить количество свободного времени, которое можно направить на решение важных текущих, а также стратегических задач. Особенно это важно в том случае, когда бизнес связан с обслуживанием клиентов и иной работой, которую невозможно перевести в автоматический режим.

Кроме времени, возможно сэкономить такой важный ресурс, как деньги, которые также можно вложить в расширение и модернизацию бизнеса. Негативным аспектом автоматизации (для сотрудников) является существенное сокращение штата персонала. Модернизация «ручных» процессов позволяет существенно сэкономить время и деньги, а также снизить процент ошибочных действий, которые неизбежно возникают при выполнении заданий людьми.

Так называемый «человеческий фактор» способен существенно снизить продуктивность и результативность работы, чего не бывает при автоматизированной работе. Кроме того, автоматизация бизнеса позволит снизить или полностью избавиться от ошибок (часто дорогостоящих), которые могут возникнуть при ручном вводе данных, работе с важными документами. Автоматизация бизнеса – это последовательность операций, повторяющихся с определенной регулярностью, в заданной последовательности, выполняемая с помощью специальных программ, сервисов и систем. Наглядным примером автоматизации бизнеса является заказ доставки продуктов на дом.

Поступление заявки, обработка деталей заказа, выставление счета на оплату, получение оплаты, формирование заказа и информирование клиента о наличии товаров, полноты комплектации, времени доставки – процессы, полостью автоматизированные, выполняемые в течение нескольких минут. Если за их выполнение берется человек, неизбежно возникает риск ошибки, неточности, ошибочного ввода данных, что в конечном итоге тормозит выполнение задачи, снижает скорость выполнения заказа и востребованность услуги в целом. Поэтому задачей автоматизации становится предотвращение подобных проблем.

Она обладает рядом неоспоримых преимуществ:

• восстановление контроля над важнейшими процессами в бизнесе;
• облегчает коммуникативные процессы;
• существенно снижает количество текущих рабочих ошибок;
• позволяет высвободить дополнительное время, которое сотрудники смогут направить на выполнение прогрессивных задач, а также избавит их от монотонной, рутинной работы, снижающей производительность и концентрацию внимания.

Цели автоматизации бизнес – процессов:

1. рост, развитие, совершенствование, выход на новый уровень развития;
2. управление базой клиентов – при помощи современных сервисов найти информацию о клиенте можно в пару кликов;
3. управление и техническая поддержка запросами от клиентов – благодаря сервисам запросы автоматически обрабатываются и перенаправляются в файл клиента, для получения более полной информации (например, в стоматологической клинике – запись клиента автоматически связывается с его историей болезни, а затем – с отправкой ему уведомлений о записи);
4. уменьшение объема заданий – существенно облегчает работу при рассылке множества однотипных сообщений;
5. оптимизация в управлении сайтами, позволяет быстро выявлять и ликвидировать проблемы и ошибки в работе веб – ресурсов;
6. управление проектами – благодаря автоматическим процессам на каждом этапе выполнения проекта можно отследить решение текущих задач, возникающие трудности, степень реализации проекта в целом;
7. мобильное решение возникающих вопросов благодаря сокращению времени «живого» общения и согласования;
8. облегчение процесса организации продаж путем создания алгоритма создания эффективной «воронки»;
9. повышение эффективности коммуникации между отделами, офисами, сотрудниками;
10. снижение количества возникающих в работе ошибок, приводящих к необоснованным затратам.

При эффективности автоматизации бизнеса и положительных аспектах, которые она гарантирует, не все бизнес – процессы возможно модернизировать и автоматизировать.

Процессы, в которые не следует вмешивать современные технологии:

• -требующие критической оценки текущей ситуации;

• -требующие «человеческой»/эмоциональной оценки – принятие сотрудника на работу, увольнение;

• -не структурированные, часто переменчивые, не систематичные процессы.

Задачи автоматизации:

• увеличение прибыли за счет снижения расходов, сокращения количества сотрудников;
• экономия времени за счет уменьшения объема рутинных задач;
• увеличение эффективности и точности процессов;
• улучшение процессов

Процедура внедрения автоматизации в ход бизнес – процессов происходит в несколько этапов:

1. анализ – необходимо комплексно изучить предстоящий процесс, разобрать его на составляющие, оценить сильные и слабые стороны, эффект от автоматизации, вероятность увеличения производительности. Без комплексного анализа автоматизация может привести к снижению эффективности, вопреки прогнозам на рост. В ходе анализа можно опробовать несколько различных инструментов автоматизации, выбирая лучший. Процессы, которые чаще всего подвергаются автоматизации- рассылки, автоматический ответ по запросам клиентов, планирование, отслеживание динамики и результатов, формирование и подача отчетности, решение проблем клиентов. Итогом всестороннего анализа должно быть принятие решения о внедрении программ и сервисов или отказе использования. Главным критерием должно быть удобство использования, увеличение скорости работы, повышение эффективности. Внедрять современные автоматические сервисы только ради факта их использования – бессмысленная трата денег;
2. внедрение- испытание и настройка выбранных сервисов, отработка списка пользователей, их обучение, настройки доступа;
3. интеграция – объединение системы с рабочими корпоративными сервисами. На этом этапе происходит тестирование на предмет взаимодействия и бесперебойной работы систем;
4. сопровождение и техническая поддержка выбранного сервиса – поиск и ликвидация слабых мест в работе системы, которые могут снизить эффективность работы процесса. Техподдержка продолжается на протяжении всего периода работы системы, решая текущие проблемы и вопросы.

Инструменты для проведения автоматизации:

• наиболее распространенными на первом этапе и при первой попытке автоматизации являются бесплатные инструменты - Microsoft Excel, таблицы Google Spreadsheet;
• системное управление проектами возможно осуществить благодаря сервисам Trello, Jira, Asana, позволяющим детально описать задачу, сроки её выполнения, планируемые результаты;
• системы бухгалтерского учета - 1C, Контур, позволяющие полностью контролировать финансы – начисление заработной платы, оплата текущих счетов, закупки;
• управление рабочим временем персонала - Bamboohr, Hurma, дают возможность заранее заполнять сведения о предстоящих отпусках, вести учет рабочим и выходным дням, что позволяет прогнозировать размер заработной платы, что особенно актуально при сменном типе работы;
• система управления потоком клиентов - AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24, позволяющие получить базу клиентов, исходя из степени взаимодействия с ним («холодные», «горячие»), а также – позволяет сохранять информацию о клиенте, при смене менеджера;
• ERP-системы –SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP, позволяют автоматизировать весь процесс работоспособности компании;
• ESP-системы - Unisender, дает возможность массовой рассылки сообщений посредством рассылок по электронной почте;
• CMS-системы - WordPress и Tilda подходят для создания и администрирования сайтов;
• CRM-система- RegionSoft CRM Enterprise Plus позволяет систематизировать процессы продаж в малом и среднем бизнесе.

Как же выбрать наиболее подходящую систему автоматизации?

Для этого есть 2 пути:

• -покупка готового решения и заказ профессионального сопровождения;

• -самостоятельная разработка и внедрение наиболее подходящей, прошедшей анализ и тестирование систем. Провести автоматизацию бизнеса – процессов возможно самостоятельно или обратиться за помощью к специалистам. Каждый вариант имеет массу преимуществ и недостатков.

Самостоятельная автоматизация.

Плюсы:

• нет дополнительных затрат;
• не требуется ознакомление со спецификой работы;
• конфиденциальность.

Минусы:

• недостаточный опыт работы или его отсутствие;
• нет мотивации (в первую очередь финансового стимулирования);
• снижение эффективности основной работы;
• использование не тех или неэффективных инструментов автоматизации.

Привлечение сотрудников специализированных организаций.

Плюсы:

• опыт работы без ошибок;
• выполняют задание быстро;
• сотрудники заняты выполнением профессиональных обязанностей.

Минусы:

• высокие затраты на оплату работы дополнительных сотрудников;
• не знакомы со спецификой работы компании;
• результат и качество не гарантированы;
• навязывание дополнительных платных услуг.

Апробированная и выбранная система обладает несколькими показателями эффективности:

1. время на выполнение операции;
2. стоимость затрат на внедрение;
3. продолжительность цикла;
4. число обращений и жалоб в техподдержку;
5. метрики KPI.

Проведение процедуры автоматизации – возможность ускорить некоторые бизнес – процессы, сделать их более эффективными, высвободить время, которое затрачивается на «ручное» решение задачи, увеличить объем прибыли, сократить расходы. Однако к выбору подходящей системы следует подойти максимально ответственно, чтоб эффективность процессов дала максимальной. В противном случае внедрение одного из бизнес– процессов может обернуться ещё большими финансовыми и временными потерями.

Получить консультацию по поводу автоматизации вашего бизнеса и его отдельных процессов, а также получить декларацию соответствия, сертификат соответствия и протокол испытаний на проукцию вы можете полностью онлайн через наш портал сертификации, обратившись к нашим специалистам через форму обратной связи и по телефону 8 (800) 222-46-11.